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上海市自强社会服务总社保密资料管理办法
 
一、保密资料管理的目的
为了进一步规范上海市自强社会服务总社(以下简称“总社”)的保密资料管理制度,谨守社会工作者(以下简称“社工”)的伦理守则,维护服务对象的合法权益,保障相关资料的安全处置,特结合总社的实际情况,制定本办法。
二、保密资料的界定
凡涉及服务对象、社工和其他提供相关服务的人员(包括志愿者)的个人信息及相关部门、机构内部文件、档案、报表、活动报道、会议记录、个案记录、论文、教材、照片、录音、摄像等原件、复印件、电子版存档等相关资料,都属于保密资料的管理范围。
三、保密资料的保管
1、总社负责本部保密资料的保管工作。工作站、社工点负责所辖服务区域相关保密资料的保管工作。
2、保密资料要严格按照相关权限规定的范围传阅。未经总社(工作站、社工点)批准同意,任何人不得自行扩大范围,也不得向无关人员泄露资料内容。上级机关及总社下发的文件资料等,不得自行复印、翻印和扫描。确实因工作需要必须复印分发或电子扫描存档的,须经总社(工作站、社工点)负责人或者上级主管部门批准同意。复印件或电子存档视同原件一样保管。
3、保密资料应当在办公场所内传阅,未经总社(工作站、社工点)负责人或者上级主管部门批准同意,不得擅自携带保密资料外出,不得利用保密资料中的信息为公开的报刊撰写稿件。
4、存储在电脑或移动磁盘中的电子版保密资料需要加设密码。文本资料应存放在加锁的文件柜中,使用后需及时入柜上锁,以保证文本资料的安全。
5、若遇服务对象转介,其中涉及的保密资料,双方社工必须做好交接工作,并填写《上海市自强社会服务总社工作交接表》,确保其保密资料得以妥善保管。
四、保密资料的公布
1、社工因工作需要,在准备公开保密资料中的部分信息,抑或有笔录、录音、摄像及第三方介入观察时,必须事先征得服务对象(或其法定代理人)、同工、工作站及总社等有关当事人的同意,并根据当事人的要求采取必要的保护措施。
2、社工在发表作品、讲述案例或从事其他对外交流的工作时,涉及到服务对象部分信息的,除非服务对象(或其法定代理人)有书面授权,否则在使用过程中,社工应当避免一切可能识别服务对象具体身份的资料外泄,并且保护服务对象资料中所涉及的其他相关人事信息的私密性。
3、社工若需要与专家、上级领导或其他相关人员讨论工作,应当确保对方也能遵守相关保密办法。社工在进行小组、社区工作时,应当要求每位参与者遵守相关保密约定。
五、保密资料的销毁
1、销毁保密资料,应当经总社(工作站、社工点)负责人或者上级主管部门审查批准,任何个人不得自行销毁、处置。
2、经批准同意后,无论是纸质版资料,抑或电子版资料的销毁,都应当采取妥善措施进行处置。
六、其他
本办法自下发之日起开始施行,由总社负责解释。
 
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