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上海市自强社服务总社档案管理制度
  上海市自强社会服务总社档案管理工作规定
 
第一章  总 则
第一条  为进一步加强上海市自强社会服务总社(以下简称:自强总社)档案工作的科学管理,有效保护和利用档案,更好地服务于自强总社各项工作,根据《中华人民共和国档案法》,结合工作实际,制定本规定。
第二条  本规定所称档案,是指工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录;包括行政档案、服务档案等。
第三条 自强总社档案工作实行统一领导,分级管理的原则。档案工作受主管部门的指导和监督。
第四条  自强总社本部设专人负责档案管理工作。各区县工作站、社工点负责人是相应部门档案管理的第一责任人。
第五条  档案管理人员基本职责:
(一)严格遵守《中华人民共和国保密法》及相关规定,忠于职守,遵守纪律、具备档案管理基本知识和能力。
(二)负责档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、信息存储、移交、销毁和提供利用等工作。
 
第二章   档案保管
第六条  对已接收的案卷,档案管理人员应按照类别、保管期限、年度顺序排列编号。
第七条  档案管理人员必须根据各种档案形成的不同特点,科学地、系统地存放和排列。对不便保管利用的档案、资料,要进行必要的加工整理,对零散的文件材料,要及时鉴定、整理归档。
第八条  应根据工作需要编制案卷目录、专题卡片等档案检索工具,做到查找案卷迅速、准确。
第九条  档案保管做到防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防尘、防光、防污染,存放室内要保持清洁、整齐、通风,严禁在室内外存放易燃易爆物品。
第十条  档案管理人员应定期对档案进行检查和清点,发现案卷丢失的,应立即报告,并积极查找。
 
 第三章   档案的借阅
第十一条  应建立档案借阅制度和档案借阅登记薄。借阅档案必须履行审批和登记手续,并限定借阅期限。因特殊情况不能按期归还的,应办理延期手续。外单位来人查阅自强总社档案,必须持单位介绍信,并经机构负责人批准。
第十二条  凡涉及自强总社机密的档案,需查阅的报机构负责人审批。
第十三条  对借出的档案材料,要及时催还。还回时要认真检查,如发现案卷被拆、文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况,应立即向总干事汇报并及时追查。
 
第四章   档案的鉴定
第十四条  档案管理人员对超过保管期限的档案应定期进行鉴定。鉴定工作应在机构负责人领导下,由人事干事和有关档案管理人员组成鉴定小组,对超过保管期限的档案提出存毁意见。
第十五条  经鉴定,对仍有保存价值的案卷,应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限,确无保存价值的档案,应登记造册,连同销毁报告一并报机构负责人审查,经批准后予以销毁。
第十六条  销毁档案应由三人负责监销,监销人员应在销毁清册上签字。
 
第五章   档案移交
第十七条  档案管理人员调动工作时,应在离职前做好档案移交工作,办妥交接手续。
 
第六章   附   则
第十八条  本规定自2011年5月1日起开始实行。
 
 
 
                                     上海市自强社会服务总社
                                       2011年3月1日
 
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